25.02.14

Haal je agenda uit de reanimatiekamer

 

Het puzzelen met taken en to do's, met dringende verzoeken en last minute-afspraken... daar kun je soms behoorlijk wat stress van krijgen. Een overvolle agenda up-to-date en flexibel houden, is een kunst, die je - gelukkig - kunt leren.

 

Met deze 4 slimme t!ps haal je je agenda uit de reanimatiekamer en maak je haar weer fit en gezond. Bovendien creëer je eindelijk rust in je hoofd en in je leven en werk.

 

TIP 1 - LEG DE ‘GROTE KEIEN’ EERST

 

Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet meer te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en die energie geven, zoals bijvoorbeeld een pauze of vakantie.

 

Leg dus eerst de ‘grote keien’ in je agenda, zoals je vakantie(dagen), tijd voor jezelf en je gezin, tijd voor persoonlijke ontwikkeling. Daar bouw je dan de ‘kleine keien’, met name alle andere afspraken en to do’s, rond.

 

Ga je andersom te werk, dan ligt je agenda vol met kleine keien en zul je nergens nog tijd vinden om te kunnen herbronnen, om je batterijen weer op te laden en dat zie je naar ik vermoed liever niet gebeuren.

 

TIP 2 - GEEF JE AGENDA ZUURSTOF

 

Geef je agenda elke dag een flinke portie ‘zuurstof’, dat is beter dan dat je haar (en vooral jezelf) moet ‘reanimeren’:

  • voorzie voldoende tijd tussen meetings of afspraken
  • plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in
  • plan je agenda niet (te) vol
  • hou rekening met verplaatstijd
  • plan elke week een tijdblok van minstens enkele uren in om achterstand in te halen of voor onverwachte taken…

 

TIP 3 - NOTEER ALLE GEGEVENS

 

Je kunt heel wat tijd winnen met het goed invullen van een agenda. Het lijkt de evidentie zelve, maar toch springen we daar meestal erg nonchalant mee om. Denk maar eens aan al die keren dat je vruchteloos hebt lopen zoeken naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen of naar de naam van de persoon met wie je afgesproken hebt.

 

Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp (of de reden) een plaats in je agenda. Vul alle gegevens meteen in als je een afspraak inplant.

 

TIP 4 - LEER JE TIJD JUIST INSCHATTEN

 

Lig je ook voortdurend in de knoop met het juist inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? En plan je om die reden meestal véél te weinig tijd in voor je taken, waardoor jij je nog maar eens door je agenda hebt laten ringeloren en je agenda op het eind van de dag meer op een slagveld lijkt dan op een strak opgesteld bataljon van taken en afspraken die elkaar in vlotte pas opvolgen. Frustratie is weer maar eens je deel.

 

Als het een geruststelling kan zijn: je bent niet de enige die met het juist inschatten van de tijd worstelt. Gelukkig kun je dit leren. Het vraagt wat tijd om het in de vingers te krijgen, maar die tijd win je nadien dubbel en dik terug.

 

Zo ga je te werk: voorzie een blad met drie kolommen en noteer gedurende een week - of langer - om het kwartier (in de eerste kolom) waar je mee bezig bent (in de tweede kolom). In de derde kolom noteer je de tijd die je voor het afwerken van de taak voorzien had. Zo krijg je zicht op de exacte duurtijd van je (terugkerende) taken én op je eigen inschatting van die tijd. Een echte eye-opener!

 

Tja, als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak!

 

 

Hoe houd jij je agenda gezond? Deel je tips met anderen door te reageren op deze blogpost.

 

 

(*) Het volledige artikel over effectief agendabeheer kun je lezen op de 'in de media-pagina' van mijn website plusorganizing.be.
____________________________________________________________________________________________________

Life en business coach - Professional organizer Sara Van Wesenbeeck - Foto Ellen Goegebuer2Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, conflictbemiddelaar, professional organizer, expert personal finance, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers, individuen en gezinnen bij het realiseren van een leven met minder stress, een groter budget en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog 'Sara's L!fesavers' vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans, een groter budget en slim tijdbeheer.

__________________________________________________________________________________________