Tag Archives: organiseer je papierwerk

04.10.15

Krijg grip op je persoonlijke administratie in 5 eenvoudige stappen

 

Grip op je persoonlijke administratie in 5 stappen - Foto shutterstock

 

Geregeld geef ik als organizing-expert en budgetcoach advies in Vitaya Magazine. Deze maand krijg je van mij in de 'Hulplijn' een antwoord op de lezersvraag "Ik ben geen administratief talent, maar hoe word ik beter in het bijhouden van mijn boekhouding?"

 

Gelukkig hoef je geen administratief talent te zijn om je zaken op orde te hebben. In 5 eenvoudige stappen krijg je je persoonlijke administratie weer op orde en houd je ze bij:

 

STAP 1: Verdeel de taken

 

Beslis wie de administratie in het gezin bijhoudt. Zorg wel dat de andere partner goed gebriefd is zodat die te allen tijde bij is en het kan overnemen.

 

STAP 2: Plan het in

 

Leg een moment vast waarop je de betalingen doet en de administratie ordent. Je doet dit bij voorkeur één keer per week. Leg dit moment vast in je agenda en maak goede afspraken zodat je tijdens het administreren niet gestoord wordt. Zo hoef je er niet meer tijd dan nodig aan te besteden.

 

STAP 3: Zet een administratieplek op

 

Creëer een vaste administratieplek in huis: een bureau of tafel waar je al je administratiespullen bij de hand hebt, van laptop tot nietjesmachine, paperclips, postzegels en papier.

 

STAP 4: Verwerk je post systematisch

 

Zet dan een systeem op voor het verwerken van de post:

  • Neem elke dag de post door.
  • Sorteer de post meteen en leg alle te betalen rekeningen in een apart bakje.Voorzie ook enkele andere bakjes waar je onbehandelde post in terecht kan, zoals bijvoorbeeld een 'wachten op'-bakje, een 'te lezen'-bakje, een 'te archiveren'-bakje.
  • Maak het 'te betalen'-bakje (en alle andere bakjes) één keer per week leeg tijdens je vast administratiemoment.

 

STAP 5: Zet een archiefsysteem op

 

Zet een overzichtelijk en eenvoudig archiefsysteem op, waarin je alle nuttige documenten die je wilt bijhouden, kwijt kunt of meteen kunt terugvinden (zoals garantiebewijzen van toestellen die je hebt aangekocht, je loonstaten, verzekeringspolissen, je diploma's en noem maar op).

 

 

Meer lezen?

 

Het artikel met mijn tips in Vitaya Magazine lees je hier.

 

Lees ook 'Het slimme organizing boek', voor een leven met minder stress en wanorde (uitgegeven bij Lannoo).

 

 

________________________________________________________________________________

Life en business coach - Professional organizer Sara Van Wesenbeeck - Foto Ellen Goegebuer2Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, businessmediator & bemiddelaar bij arbdeidsconflicten, professional organizer, spreker en auteur. Ze coacht managers, ondernemers en individuen bij het realiseren van een leven met minder stress en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en ze is een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog 'Sara's L!fesavers' vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans en slim tijdbeheer.

________________________________________________________________________________

(c) foto: Shutterstock

 

06.05.14

L!fesavers voor de ondernemende M/V

 

We hebben een druk leven. Vaak komt stress dan om de hoek kijken en blijft er nog maar weinig tijd over voor datgene wat er echt toe doet. Voor ondernemers, die geen uren kennen en in principe altijd bezig kunnen blijven, is het een extra aandachtspunt - in mijn coachingsessies voor starters en ervaren ondernemers en in mijn workshop 'L!fesavers voor ondernemers' staat dit thema dan ook altijd centraal.

 

Dat je als ondernemer in optima forma bent, is belangrijk - en dat geldt uiteraard ook voor iedere andere ondernemende M/V. Deze L!fesavers zetten je alvast in de juiste versnelling voor meer persoonlijke winst in je leven en werk:

 

Zorg voor voldoende slaap.

 

Probeer elke nacht voldoende uren te slapen. Gun je lijf en je brein rust. Wie zijn slaap bewaakt en naar waarde schat, wint aan productiviteit, creativiteit, concentratie, geduld, energie, vermogen om problemen te vermijden en op te lossen, goed humeur en werkplezier. Het kost niets en brengt alleen maar op.

 

A (wo)man needs a plan.

 

Maak een plan, stel haalbare doelen, zet een einddatum op je doelen en zorg voor slim agendabeheer (lees ook mijn blogpost 'Haal je agenda uit de reanimatiekamer'). Reserveer ook systematisch tijd voor jezelf in je agenda (een afspraak met jezelf is even belangrijk dan een afspraak met een klant ;-)). Slim plannen levert extra tijd op, biedt overzicht en houvast.

 

Leer je tijd juist in te schatten.

 

Als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak. Leer daarom juist in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een (routine)taak af te werken. Eens je dat onder de knie hebt, zal je agenda veel vlotter lopen, kun je makkelijker je deadlines halen en win je heel wat tijd.

 

Stel prioriteiten.

 

Om al je werk en to do’s gedaan te krijgen, zul je keuzes moeten maken. Logisch, maar niet makkelijk, want je ‘moet’ toch zoveel en alles lijkt altijd even dringend. Maak een selectie: wat wil je eerst doen, wat kan nog even wachten? Leg op het eind van je werkdag je prioriteiten (niet meer dan één of twee) voor de volgende dag vast.

 

Leer de kunst van het beginnen.

 

Ondernemers weten van aanpakken, dat staat buiten kijf, toch krijgt iedereen te maken met uitstelgedrag: het blijvend voor je uit schuiven van to do’s en taken. ‘Uitstelleritis’ kost onze bedrijven en onze maatschappij handenvol geld.

 

Uitstelgedrag kost jou tijd en energie en het brengt ook imagoschade met zich mee (welk beeld krijgen je medewerkers en klanten als je voor de zoveelste keer je deadline niet gehaald hebt of een afspraak moet verplaatsen?). Stel niets uit, vat de koe bij de horens, nu meteen!

 

Leer te starten met stoppen.

 

We denken tijd te winnen als we altijd blijven doorgaan, maar het tegendeel is waar. Laad daarom regelmatig je batterijen op: pauzeer tijdens lunchtijd (de laptop hoort daar niet bij), neem tijdens je werkdag geregeld pauzes om de benen te strekken, neem (korte) vakantie(s)... en voel je daar niet schuldig over.

 

Na je pauze zul je veel meer werk kunnen verzetten en eindelijk meer kwali-tijd creëren. Verlies - schijnbaar - tijd om tijd te winnen, dat levert altijd op!

 

Zeg ‘ja’ tegen ‘neen’.

 

Om te vermijden dat je te veel op je bord hebt, zul je moeten afbakenen, grenzen trekken. Zeg ook eens ‘neen’ (zelfs tegen klanten), delegeer... En daar hoef je je heus niet schuldig over te voelen. Investeer tijd in het opleiden en goed briefen van medewerkers die taken van jou kunnen overnemen. Eerst even tijd investeren om er daarna heel wat te winnen.

 

Maak je hoofd leeg.

 

Noteer voortaan alles wat in je hoofd zit, en noteer het op één plaats, bijvoorbeeld in een notitieboekje, in je agenda - en dus niet op 101 post-its die je nadien niet meer kunt terugvinden. Alles uit je hoofd halen, geeft rust en overzicht en je zult bovendien niets over het hoofd zien of vergeten.

 

Organiseer jezelf, je spullen, je papierwerk, je digitale leven.

 

Gedaan met tijd te verliezen met het zoeken naar je spullen en documenten: geef al je spullen een vaste plaats én breng ze na gebruik terug naar die plaats. Zet een eenvoudig en transparant (archief)systeem op, een systeem voor het verwerken van de post, je facturen en je administratie zodat je er zo weinig mogelijk tijd aan moet besteden.

 

En anno 2014 creëer je uiteraard ook overzicht in je 'digitale huis': je digitale files en mappen, je smartphone, je mailbox...

 

Stop met multitasken en durf jezelf te 'ontkoppelen'.

 

Je op één ding per keer focussen en concentreren, is essentieel om taken écht te kunnen afwerken en niet langer in cirkels te draaien. Multitasken leidt tot niets, want op verschillende sporen tegelijk bezig zijn, kan ons denkend brein niet aan (in 'Reyers Laat' heeft neuropsychiater Theo Compernolle het over de onzin van multitasken: een must-see).

 

Reserveer elke dag minstens één tijdblok waarin je aan één stuk kunt doorwerken (en taken ook echt kunt àfwerken). Groepeer je taken zoals het verwerken van je e-mails, telefoneren, junktaken... Schakel op die momenten alle stoorzenders zoals smartphone, mailbox en Facebook uit - niet eenvoudig, maar dit is zonder twijfel je allergrootste winstpost!

 

Beloon jezelf.

 

Onderschat de kracht van een beloning niet. Ze stuwt je vooruit en helpt je om je nieuwe doelen gezwind en snel te bereiken. Beloon jezelf na elke verwezenlijking, na elk behaald doel én tussendoel.

 

 

Ziezo, ik begin alvast met mezelf te belonen, want ik heb het schrijven van deze blogpost niet uitgesteld, ik heb weer een to do volledig kunnen afwerken, en tijdens het schrijven, heb ik me volledig 'ontkoppeld' van mijn smartphone. En nu is het tijd voor een welverdiende pauze...

02.04.14

Ook je persoonlijke financiën verdienen een lenteschoonmaak

 

De lente is in het land en jij voelt ongetwijfeld de lentekriebels. Je krijgt wellicht zin om alle rommel uit je garage te verwijderen, je koelkast schoon te schrobben en de gordijnen te wassen. Neem dan zeker ook je persoonlijke financiën mee onder handen.

 

Altijd goed om een jaarlijkse grote schoonmaak en evaluatie van je budget en bankzaken te houden, want je krijgt weer grip op je budget én het levert je bovendien heel wat geld op.

 

Hier zijn alvast 10 tips voor de lenteschoonmaak van je persoonlijke financiën:

 

  • Organiseer en structureer je papierwerk in een eenvoudig archief en zet een systeem op voor het verwerken van de post en het systematisch (bijvoorbeeld een keer per week) betalen van je rekeningen.

 

  • Verzamel alle doktersbewijzen en ga ze meteen bij je mutualiteit innen. Opgelet: deze terugbetalingsbewijzen zijn slechts twee jaar geldig, maar omdat we ze al te vaak laten rondslingeren, laten we dit geld - waar we recht op hebben - gewoon aan ons voorbij gaan. Onlangs nog heeft een van mijn coachees met deze actie maar liefst 550 euro gewonnen. En ook Sam De Bruyn, radio- en televisie-presentator, stak met deze actie heel wat extra geld op zak: kijk mee naar mijn coachingsessie in het televisieprogramma VOLT.

 

 

 

  • Schrap de abonnementen op kranten en/of tijdschriften die je nooit leest omdat je er geen tijd voor hebt.

 

  • Geef al je spullen een vaste plaats én breng ze na gebruik meteen terug naar die plaats: je zal niet meer moeten zoeken naar je spullen en dus niets meer dubbel moeten aankopen.

 

  • Doe een update van je bankzaken. Ga na of de correcte bedragen van je rekening gehaald worden (bijvoorbeeld voor automatische overschrijvingen of betalingen met de krediet- of bankkaart).

 

  • Hoe staat het met je verzekeringen? Ben je dubbel verzekerd? Ga op zoek naar de voor jou voordeligste verzekeringen.

 

  • Actualiseer je autoverzekering. Schrap de dure ‘omnium’ als je auto meer dan vijf jaar oud is of laat de waarde van je auto aanpassen aan de werkelijke waarde.

 

  • (Her)onderhandel je hypotheeklening. Daar kun je veel geld mee winnen.

 

  • Bekijk of je nog altijd het goedkoopste tariefplan voor je smartphone of gsm hebt.

 

  • Verzamel al het kleingeld dat in huis rondslingert en doe er iets leuks mee.

 

 Maak nog meer winst

 

Kijk ook mee naar de coachingsessie van presentator Sam De Bruyn in VOLT. Aan de hand van mijn budgettips kon hij op één dag maar liefst 165 euro besparen.

 

 

Lees ook:

 

 

18.01.14

Maak winst in 2014: Werk aan een budgetvriendelijk gezin

 

Een groter budget ligt in 2014 voor jou binnen handbereik. Ook daar waar je het niet verwacht, kun je meer ruimte in je budget creëren, in je gezin bijvoorbeeld:

 

BUDGET-L!FESAVER 5 – Werk aan een budgetvriendelijk gezin

 

Weet jij nog waarom je destijds verliefd werd op je partner? Om haar mooie ogen, haar gevatte opmerkingen, haar vrolijke lach? Om de kuiltjes in zijn wangen, zijn humor of zijn kontje? De kans is klein dat je head over heels was omdat jullie allebei hetzelfde dachten over het managen van het budget. Toch zal eensgezindheid over geld en geldzaken in je gezin je heel wat geld opleveren.

 

Maak met je partner goede afspraken over wie wat doet: wie brengt het geld binnen, wie houdt zich bezig met de administratie, wie verwerkt de post en doet de betalingen, wie doet de boodschappen…

 

Leer ook je kinderen met geld omgaan door eenvoudigweg het goede voorbeeld te geven. Leer hen 'slim shoppen' (daarover vertel ik morgen meer op mijn blog).

 

Bespreek het bijvoorbeeld op een ‘gezinsvergadering’: zit één keer per week met het gezin samen en bespreek de organisatie en planning van het gezin, maar evengoed de budgetzaken. Zo zal het hele gezin enthousiast en betrokken meewerken aan een gezond budget én leg je meteen ook een stevige basis voor later voor je kinderen.

16.01.14

Maak winst in 2014: Organiseer je spullen, je papierwerk en jezelf

 

Vandaag, de vierde tip om in 2014 winst te maken.

 

Heb je er al eens bij stilgestaan dat ook de organisatie van je spullen en je papierwerk en de organisatie van je leven je heel wat geld kunnen opbrengen? Dit zijn alvast enkele slimme organizing-acties die je heel wat winst kunnen opleveren:

 

BUDGET-L!FESAVER 4: Organiseer je spullen, je papierwerk en jezelf.

 

Organiseer je spullen:

Geef al je spullen een logische vaste plaats én breng ze na gebruik meteen terug naar die plaats (vooral dat laatste is belangrijk): je zal niet meer moeten zoeken naar je spullen en dus niets meer dubbel moeten aankopen. Voor een zoekgeraakte schaar valt dat misschien nog mee, maar als je de boormachine kwijt bent, dan wordt dat een dure zaak. Bovendien win je ook heel wat kostbare tijd, want je weet voortaan altijd waar alles ligt.

 

Organiseer je papierwerk:

Zijn je garantiebewijzen onvindbaar en moet je om die reden een nieuw toestel kopen? Of krijg je vaak (dure) aanmaningen omdat je je rekeningen niet op tijd betaalt? Organiseer en structureer je papierwerk in een eenvoudig archief (enkele goed-gelabelde mappen volstaan) en zet een systeem op voor het verwerken van de post en het systematisch, bijvoorbeeld wekelijks, betalen van je rekeningen. Zo kan je heel wat onnodige uitgaven (én tijdverlies) vermijden.

 

Organiseer jezelf:

Organiseer je ochtend op voorhand en leg ’s avonds al je kleren en spullen klaar, dek de tafel… Nu heb je tijd om aan de ontbijttafel een lunchpakket klaar te maken waardoor je ’s middags veel minder geld zal moeten uitgeven aan (dure) broodjes, versnaperingen en drank. Tel dat op voor het hele gezin en op het eind van de week heb je makkelijk 20 tot 30 euro - of zelfs meer - gewonnen!