Tag Archives: organiseer jezelf

24.02.15

Ja, ik doe mee met ‘Single Tasking Day’!

 

Single Tasking Day

 

Wist je dat 5 februari de 'Dag van de weerman' is? Dat we op 25 juni de 'Dag van de kleurentelevisie' vieren? Of dat op 4 december de 'Werelddag van het koekje' gevierd wordt?

 

Je kunt het zo gek niet bedenken of er bestaat wel een 'jaarlijkse feestdag' voor, althans volgens de website 'Days of the Year', die de meest fantastische, grappige en bizarre 'feestdagen' van over de hele wereld op één plaats wil samen brengen vanuit de missie 'om van elke dag een feest(dag) te maken'.

 

En 24 februari 2015 is...

 

De 'feestdag' van vandaag wil ik extra in de verf zetten, want in onze hectische wereld verdient hij speciale aandacht: vandaag is het 'Single Tasking Day'.

 

Op deze dag worden mensen aangemoedigd om één ding per keer aan te pakken. Dat maakt je leven een pak efficiënter en effectiever én je wint er heel wat tijd mee.

 

Maar in een wereld waarin we 'multitasken' vaak als enige antwoord op ons drukke leven zien, blijkt het single tasken voor velen een echte uitdaging.

 

Is multitasken ook jouw specialiteit?

 

We leven in een wereld vol afleidingen die de hele tijd onze plannen lijken te dwarsbomen. De hele dag door zoemen stoorzenders om je hoofd en beletten ze je om door te gaan, om je doelen te bereiken en je plannen vlot te kunnen uitvoeren.

 

Je bent als het ware verplicht om verschillende dingen tegelijk te kunnen. En dus maak je van 'multitasken' je specialiteit.

 

Je denkt dat multitasken de enige manier is om je werk klaar te krijgen. En wat is het resultaat? Je bent de hele dag druk bezig geweest, maar aan het eind van de dag heb je zo goed als niets gerealiseerd. En dat wringt, nietwaar?

 

De multitask-mythe

 

In onze immer drukke wereld zien we multitasken vaak als enige antwoord op ons drukke leven. En we bezondigen er ons allemaal aan ;-).

 

Toch is multitasken een illusie. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat onze hersenen niet kunnen 'multitasken'. Ons brein is niet in staat om twee dingen tegelijk te verwerken. Het is er niet voor gemaakt en... - helaas - je zult het dus ook nooit kunnen leren!

 

Daar sta je dan, weer een illusie armer...

 

Het kost meer dan het opbrengt

 

Verschillende taken tegelijk doen en combineren, is dus niet slim. Het levert je geen 'winst' op, want je presteert maar op de helft van je kunnen, je maakt fouten, je vergeet dingen, wat je doet doe je minder goed, je werkt minder grondig, taken nemen veel meer tijd in beslag, het komt je relaties niet ten goede en het kost veel energie.

 

Multitasken helpt je geen stap vooruit bij het afmaken van je taken en het bereiken van je doelen. Hoog tijd om het anders en slimmer aan te pakken!

 

Single tasken is het nieuwe zwart: 6 tips

 

Geef toe, het is wennen om multitasken niet langer als het enige antwoord op je drukke leven te zien. En het is een hardnekkige gewoonte die bij iedereen diep ingebakken zit. Maar als we een leven willen met minder stress en meer tijd, dan moeten we er vanaf.

 

Vandaar mijn verzoek: doe je ook mee met 'Single Tasking Day'?

 

Zo pak je het met succes aan:

 

  • TIP 1 - Doe een ding per keer

 

Voortaan zie je ‘singletasken’ als dé oplossing voor je overvolle agenda – maar aan die gedachte moet je wellicht eerst nog even wennen.

 

Doe één ding per keer en doe het goed, werk het af en begin dan pas met iets nieuws. Kijk niet om tot je je taak volledig afgewerkt hebt!

 

  • TIP 2 - Ontkoppel en focus

 

Single tasken zal alleen slagen als je tijd en ruimte maakt om te focussen. Schakel dus je smartphone en mailbox uit, log uit op Facebook en Twitter – het is de enige manier om te kunnen focussen en dingen ook echt gedaan te krijgen. Vergaat de wereld als je eens een halfuur of een uur niet te bereiken bent? Laat je antwoordapparaat maar even voor je werken!

 

  • TIP 3 - Kies een vast focus-moment

 

Single tasken zal makkelijker zijn als je elke dag een (vast) moment inbouwt dat je reserveert om je te concentreren en aan één stuk te kunnen doorwerken.

 

Laat ook aan iedereen weten dat je dan niet gestoord wilt worden en hang een ‘do not disturb’-bordje aan je deur. Plan deze focus-tijd in je agenda in en bewaak deze goed.

 

  • TIP 4 - Maak single tasken bespreekbaar

 

Maak de negatieve gevolgen van multitasken op je werkplek (en thuis) bespreekbaar. Zoek samen met collega’s, je medewerkers, de ceo van het bedrijf (misschien ben je die zelf wel) naar oplossingen, ga samen aan de slag met het single tasken en motiveer elkaar.

 

  • TIP 5 - Houd de voordelen voor ogen

 

Om je goede voornemen vol te houden, houd je de voordelen van singletasken voor ogen: je krijgt zaken eindelijk afgewerkt, je krijgt meer gedaan op minder tijd, je hebt minder losse eindjes en dus ook minder stress, je kunt ’s avonds op tijd naar huis vertrekken, je wint tijd... Mooie vooruitzichten, toch?

 

  • TIP 6 - Ga efficiënt aan de slag

 

Stel nu een to do-lijst op en ga aan de slag met je prioriteit op je lijst.

 

 

Ja, ik doe mee met 'Single Tasking Day'!

 

Ja, ik doe mee met 'Single Tasking Day'! Vandaag en morgen en daarna! Zo wordt 'single tasken' het nieuwe multitasken: jouw perfecte antwoord op je drukke leven!

 

02.01.15

2015, het jaar van de durf

 

Durf... af en toe de pauzeknop in te drukken

 

Durf... tijd te nemen om te evalueren, creatief te zijn, niets te doen

 

Durf... tijd te maken voor jezelf

 

Durf... tijd te maken voor kwali-tijd

 

Durf... 'nee' te zeggen

 

Durf... de lat wat minder hoog te leggen

 

Durf... minder te moeten

 

Durf... prioriteiten te stellen

 

Durf... te stoppen met multitasken

 

Durf... je smartphone uit te zetten

 

Durf... een alternatief te zoeken voor laptop-lunchen

 

Durf... te wachten met het checken van je e-mails

 

Durf... een feestje te bouwen, ook als het heel druk is

 

Durf... je sleutelbos een vaste plaats te geven

 

Durf... hulp te vragen

 

Durf... voldoende slaap te nemen

 

Durf... jezelf te belonen

 

Durf... te relativeren

 

Durf... los te laten

 

Durf... je gewoontes te veranderen

 

Durf... de puzzelstukken in je leven anders te leggen

 

Durf... bij jezelf te beginnen

 

Durf... eraan te beginnen, nu!

 

Durf... te durven

 

Zo word je weer regisseur van je leven,

win je veerkracht en kwali-tijd,

krijg je alles écht afgewerkt,

maak je je dromen waar,

hou je het 'spitsuur' in je leven en werk onder controle,

en wordt 2015 (en 2016) je beste jaar ooit!

 

Happy New Year!

 

________________________________________________________________________________

Life en business coach - Professional organizer Sara Van Wesenbeeck - Foto Ellen Goegebuer2Sara Van Wesenbeeck is ervaren life & business coach, erkend businessmediator & bemiddelaar bij arbeidsconflicten, professional organizer, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers en individuen bij het realiseren van een leven met minder stress en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en ze is een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog 'Sara's L!fesavers' vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans, prettig leven en werken en slim tijdbeheer.

________________________________________________________________________________

 
(c) foto: Ellen Goegebeur
30.12.14

Zo maak je in 2015 je goede voornemens écht waar

 

In 2015 ga ik... meer tijd vrijmaken voor mijn gezin en voor mezelf, vaker 'nee' zeggen, meer van het leven genieten, stoppen met roken, minder piekeren, meer aan sport doen, onafgewerkte zaken aanpakken, een eigen zaak starten, een boek schrijven, meer prioriteiten stellen...

 

Herkenbaar?

 

Heb jij al voornemens voor het nieuwe jaar gemaakt? En wil je er begin januari ook vol goede moed mee aan de slag?

 

Maar... stel je elk jaar aan het eind van januari vast dat het water voor jou veel te diep blijkt tussen het maken van voornemens en het waarmaken ervan?

 

Dat heb je liever anders!

 

De kunst van het volhouden

 

Wil je in 2015 met succes werk maken van je (goede) voornemens, je dromen of dagdagelijkse plannen waarmaken, je doelen bereiken en trots zijn op jezelf? Kies dan voor een aanpak mét resultaat. En een weg ernaartoe die je kunt volhouden.

 

Checklist voor het waarmaken van je goede voornemens

 

Laat je leiden door deze checklist. Zo zul je eind 2015 tevreden terugblikken omdat je meer hebt gerealiseerd dan je voor mogelijk hield.

 

 

o Ik begin er vandaag nog aan

 

Van uitstel komt afstel. Het is nooit te laat (of te vroeg) om goede voornemens (waar) te maken. Vandaag is het ideale moment om er meteen werk van te maken!

 

 

o Ik stel mezelf één doel

 

Kies uit je lijst één enkel voornemen dat je écht wilt realiseren. Integreer en veranker eerst dit voornemen in je leven, maak er een routine van, voor je een ander aanpakt. Alleen dan zul je erin slagen om je doe ook écht te halen.

 

 

o Ik maak mijn doel 'SMART'

 

  • Is het SPECIFIEK? Mijn doel is concreet en ondubbelzinnig.
  • Is het MEETBAAR? Over een meetbaar doel valt niet te discussiëren. Een meetbaar doel maakt je vooruitgang zichtbaar.
  • Is het ACCEPTABEL? Je moet weten waarom dit doel belangrijk is voor jou, zo zul je het onderweg minder makkelijk opgeven.
  • Is het REALISTSICH? Alleen een voor jou haalbaar doel geeft je kans op slagen.
  • Is het TIJDGEBONDEN? Zet een deadline op je voornemen. Een droom met een deadline is een doel en een doel kun je stap voor stap bereiken.

 

 

o Ik verander mijn goed voornemen in een ‘belofte’ aan mezelf

 

Een belofte aan jezelf is meteen een stuk minder vrijblijvend.

 

 

o Ik schrijf mijn ‘belofte’ op

 

Noteer je ‘belofte’ en vooral ook de weg ernaartoe, je eerstvolgende acties.

 

 

o Ik herinner mezelf aan mijn belofte

 

Help jezelf regelmatig aan je belofte te herinneren. Bevestig je voornemen op een goed zichtbare plaats zodat je het constant voor ogen houdt: in je agenda, op het bureaublad van de computer, in de auto, op de deur van de koelkast en - waarom niet - op je hoofdkussen...

 

 

o Ik noteer op voorhand wat ik ga doen als het moeilijk wordt om vol te houden

 

Dit is mijn favoriete tip om je goede voornemens écht waar te kunnen maken: noteer op voorhand op welke momenten jij het zou kunnen opgeven, met andere woorden noteer vooraf wat jouw ‘momenten van zwakte’ zouden kunnen zijn.

 

Ga dan ook meteen op zoek naar acties om jezelf op die 'momenten van zwakte' te motiveren zodat je je goede voornemen kunt blijven waarmaken.

 

 

o Ik deel mijn goed voornemen met iedereen

 

Houd je goed voornemen niet voor jezelf, maar deel het gul met je familie, vrienden en vriendinnen, collega’s. Bel, mail, blog erover.

 

Als je weet dat anderen je vorderingen op de voet volgen, wordt het voor jou heel wat moeilijker om af te haken en er niet voor te blijven gaan.

 

 

o Ik zoek een coach

 

Vraag iemand – je partner, vriend(in), buur, collega – om je coach te zijn. Kies alleen mensen die je écht willen zien slagen. Als je motivatie begint te wankelen kunnen zij je een duwtje in de rug geven.

 

Of neem een expert, een persoonlijke coach, in de arm.

 

 

o Ik houd vol en volg daarbij de stap-voor-stap-aanpak

 

Niet opgeven is nu de boodschap! Knip je goede voornemen op in kleinere stukken: tussendoelen die ‘dichterbij’ liggen zijn makkelijk te bereiken en dat motiveert je om gezwind door te gaan op weg naar je einddoel.

 

Het bereiken van je tussendoelen geeft ‘succeservaringen’, vele duwtjes in je rug om je einddoel uiteindelijk met succes te bereiken.

 

 

o Ik beloon mezelf

 

Vergeet niet om jezelf te belonen voor je behaalde (tussen)doelen! Maak een lijst met dingen waarmee je jezelf kunt belonen. Zo heb je meteen iets om naar uit te kijken.

 

 

Om onderweg naar je doel zeker niet te vergeten:

 

  • Ik geef mezelf tijd.
  • Ik volg mijn eigen tempo.
  • Ik evalueer regelmatig.
  • Ik blijf optimistisch.
  • Ik beloon mezelf.

 

 

Veel succes!

 

 

Lees meer

 

In 'Het handboek voor de spitsuurvrouw' vind je inspiratie om goede voornemens te maken én om ze in 2015 ook écht waar te maken.

 

Lees ook mijn artikel 'Zo lukt het wél je goede voornemens waar te maken' op gezondheidsnet.nl.

 

17.12.14

Eindejaar zonder spitsuur: Tip 3 – Zo win je tijd

 

Het jaareinde is traditioneel een drukke periode. Tijdens de laatste weken van het jaar heb je immers nog zo veel te doen, moet je nog zo veel afronden, organiseren en voorbereiden en voelt het alsof je er veel te weinig tijd voor hebt. De gedachte alleen al bezorgt je stress, stress, stress.

 

Ga aan de slag met mijn adviezen (elke dag één op www.saraslifesavers.be) en haal tijdens het eindejaar het 'spitsuur' uit je leven.

 

Tijd creëren? Het kàn!

 

Kostbare tijd creëren tijdens het drukke jaareinde? Het kàn! Win tijd door te werken met 'batches': groepeer gelijkaardige taken en werk ze samen in één ruk af.

 

Dit kun je onder meer batchen: het behandelen van je e-mails, je huishoudtaken, je opruimacties, je eindejaarsaankopen...

 

'Batch' je taken voortaan wat vaker en win ook in 2015 heel wat tijd!

 

Lees meer

 

Op zoek naar een leven zonder spitsuur? Lees 'Het handboek voor de spitsuurvrouw' (ook voor spitsuurmannen!).

 

Het handboek voor de spitsuurvrouw - Sara Van Wesenbeeck

14.12.14

Eindejaar zonder spitsuur: Tip 2 – Plan (creatief)

 

Hoe krijg je het drukke eindejaar gecombineerd met een drukke agenda op het werk en een (veeleisend) gezin? Ga aan de slag met mijn adviezen (elke dag één op www.saraslifesavers.be) en haal tijdens het eindejaar het 'spitsuur' uit je leven.

 

TIP 2 – Plan (creatief)

 

Bereid je feestdagen goed voor. Begin vandaag nog met plannen. Door te plannen neem je de touwtjes zelf in handen en heb je meer controle over je (vrije) tijd. Gebruik je agenda, thuis en op het werk.

 

Maak een lijst met wat er voor en tijdens de feestdagen nog moet gebeuren, wanneer het klaar moet zijn en welke acties je moet ondernemen.

 

Wat moet je op het werk nog zeker voor het eind van het jaar afwerken? Welke feestdagen ga je vieren? Waar breng je ze door? Op welke dagen? Wie nodig je uit? Zijn je kinderen tijdens de feestdagen bij jou of bij de andere ouder? Wie wil je een cadeau geven? Hoe wordt het geven van cadeaus geregeld? Wie zorgt voor de feestmaaltijden?

 

Leg de grote lijnen nu zeker al vast, de details volgen later.

 

Wees creatief

 

Wees ook creatief bij het plannen. Heb je een te drukke agenda? Stel het kerstfeest met de familie bijvoorbeeld enkele weken uit. Stel meteen ook een datum voor om er geen loze belofte van te maken.

 

Lees meer

 

  • Creatief met plannen tijdens het eindejaar? Lees nog meer tips in mijn artikel in Libelle van deze week.

 

02.09.14

Terug naar school? Haal het spitsuur uit je ochtend!

 

Hou deze week mijn blog 'Sara Lifesavers' goed in de gaten, want hij levert je - onder meer bij de start van het nieuwe schooljaar - heel wat persoonlijke winst op!

 

TIP 3 - Haal de stress uit je ochtend

 

De ochtend is in bijna elk gezin een van de drukste momenten van de dag. In een uur of minder moet je het hele gezin, inclusief jezelf, bepakt en bezakt, frisgewassen en vooral rustig én op tijd de deur uit zien te krijgen.

 

Dat is bijna onbegonnen werk, zeker als je – zoals de meeste mensen – ’s ochtends niets plant, alleen maar holt en met één oog op de klok al te grote rampen probeert te vermijden.

 

Leid voortaan de hectische ochtendspits in goede banen, want de ochtend bepaalt het succes van de rest van je dag én van die van je huisgenoten.

 

Bereid voortaan 's avonds al zo veel mogelijk voor:

  • dek 's avonds de ontbijttafel
  • leg je kleren klaar (zodat je 's morgens niet nog een broek hier en een blouse daar moet staan strijken of naar propere sokken hoeft te zoeken)
  • vraag je kinderen om hun boeken- en/of sporttassen klaar te zetten
  • geef je sleutelbos een vaste plaats (dan hoef je er niet naar te lopen zoeken)...

 

Deze acties kosten je 's avonds nauwelijks tijd en 's ochtends ben je een pak rustiger en stap je voortaan zonder stress de deur uit. Daar plukken jij én je huisgenoten de vruchten van, een hele dag lang!

 

Mijn vorige tips voor 'een (school)jaar zonder stress' gemist? Lees ze hier:

 

 

 

01.09.14

Terug naar school? Denk strategisch!

 

Met de start van het schooljaar is de ratrace écht begonnen. Het vakantiegevoel heeft nu wellicht alweer plaatsgemaakt voor 'hollen' en 'stressen'.

 

Wist je dat je met enkele eenvoudige 'goede gewoontes' zonder moeite van de eerste weken (en van de rest) van het schooljaar een succes kunt maken?

 

Volg de komende dagen mijn blog en zet jezelf in de juiste versnelling voor het nieuwe schooljaar.

 

TIP 2 – Denk strategisch.

 

Vermijd het over-programmeren van je kinderen en jezelf. Organiseer een gezinsvergadering en bespreek de planning en wensen met het hele gezin.

 

Zorg dat er tijdens het schooljaar nog voldoende tijd overblijft voor quality time met het gezin en voor tijd om op adem te komen. Daar plukt iedereen de vruchten van!

 

(Lees hier TIP 1: Maak je huiswerk!)

 

31.08.14

Terug naar school? Maak je huiswerk!

 

Wat vliegt de tijd! Het lijkt wel of de vakantie nog maar net begonnen is en nu moet je alweer klaarstaan voor school, een hectische tijd vol 'spitsuurmomenten' tegemoet.

 

Voor gezinnen is het geen sinecure om de eerste weken van het schooljaar opnieuw in de werk-en schoolroutine te komen.

 

Toch kan ook jij met enkele eenvoudige 'goede gewoontes' van de eerste weken (en de rest) van het schooljaar een succes maken.

 

Volg de komende dagen mijn blog en haal het spitsuur uit je leven.

 

TIP 1 – Maak je huiswerk.

 

Drukke gezinnen hebben drukke planningen. Niet makkelijk om het overzicht te bewaren. Georganiseerd blijven is de sleutel tot goed gezinsmanagement. Ga de uitdaging aan om voor het hele gezin een overzichtelijke planning op te stellen.

 

Vermeld daarop àlle afspraken, (buitenschoolse) activiteiten, (school)vakanties, uitjes, optredens, verjaardagen, afspraken met dokter en tandarts, verplichtingen, verjaardagspartijtjes en vergeet zeker niet ook je me-time te noteren.

 

Deze planning geeft overzicht én rust in je hoofd, een heel (school)jaar lang.

 

06.05.14

L!fesavers voor de ondernemende M/V

 

We hebben een druk leven. Vaak komt stress dan om de hoek kijken en blijft er nog maar weinig tijd over voor datgene wat er echt toe doet. Voor ondernemers, die geen uren kennen en in principe altijd bezig kunnen blijven, is het een extra aandachtspunt - in mijn coachingsessies voor starters en ervaren ondernemers en in mijn workshop 'L!fesavers voor ondernemers' staat dit thema dan ook altijd centraal.

 

Dat je als ondernemer in optima forma bent, is belangrijk - en dat geldt uiteraard ook voor iedere andere ondernemende M/V. Deze L!fesavers zetten je alvast in de juiste versnelling voor meer persoonlijke winst in je leven en werk:

 

Zorg voor voldoende slaap.

 

Probeer elke nacht voldoende uren te slapen. Gun je lijf en je brein rust. Wie zijn slaap bewaakt en naar waarde schat, wint aan productiviteit, creativiteit, concentratie, geduld, energie, vermogen om problemen te vermijden en op te lossen, goed humeur en werkplezier. Het kost niets en brengt alleen maar op.

 

A (wo)man needs a plan.

 

Maak een plan, stel haalbare doelen, zet een einddatum op je doelen en zorg voor slim agendabeheer (lees ook mijn blogpost 'Haal je agenda uit de reanimatiekamer'). Reserveer ook systematisch tijd voor jezelf in je agenda (een afspraak met jezelf is even belangrijk dan een afspraak met een klant ;-)). Slim plannen levert extra tijd op, biedt overzicht en houvast.

 

Leer je tijd juist in te schatten.

 

Als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak. Leer daarom juist in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een (routine)taak af te werken. Eens je dat onder de knie hebt, zal je agenda veel vlotter lopen, kun je makkelijker je deadlines halen en win je heel wat tijd.

 

Stel prioriteiten.

 

Om al je werk en to do’s gedaan te krijgen, zul je keuzes moeten maken. Logisch, maar niet makkelijk, want je ‘moet’ toch zoveel en alles lijkt altijd even dringend. Maak een selectie: wat wil je eerst doen, wat kan nog even wachten? Leg op het eind van je werkdag je prioriteiten (niet meer dan één of twee) voor de volgende dag vast.

 

Leer de kunst van het beginnen.

 

Ondernemers weten van aanpakken, dat staat buiten kijf, toch krijgt iedereen te maken met uitstelgedrag: het blijvend voor je uit schuiven van to do’s en taken. ‘Uitstelleritis’ kost onze bedrijven en onze maatschappij handenvol geld.

 

Uitstelgedrag kost jou tijd en energie en het brengt ook imagoschade met zich mee (welk beeld krijgen je medewerkers en klanten als je voor de zoveelste keer je deadline niet gehaald hebt of een afspraak moet verplaatsen?). Stel niets uit, vat de koe bij de horens, nu meteen!

 

Leer te starten met stoppen.

 

We denken tijd te winnen als we altijd blijven doorgaan, maar het tegendeel is waar. Laad daarom regelmatig je batterijen op: pauzeer tijdens lunchtijd (de laptop hoort daar niet bij), neem tijdens je werkdag geregeld pauzes om de benen te strekken, neem (korte) vakantie(s)... en voel je daar niet schuldig over.

 

Na je pauze zul je veel meer werk kunnen verzetten en eindelijk meer kwali-tijd creëren. Verlies - schijnbaar - tijd om tijd te winnen, dat levert altijd op!

 

Zeg ‘ja’ tegen ‘neen’.

 

Om te vermijden dat je te veel op je bord hebt, zul je moeten afbakenen, grenzen trekken. Zeg ook eens ‘neen’ (zelfs tegen klanten), delegeer... En daar hoef je je heus niet schuldig over te voelen. Investeer tijd in het opleiden en goed briefen van medewerkers die taken van jou kunnen overnemen. Eerst even tijd investeren om er daarna heel wat te winnen.

 

Maak je hoofd leeg.

 

Noteer voortaan alles wat in je hoofd zit, en noteer het op één plaats, bijvoorbeeld in een notitieboekje, in je agenda - en dus niet op 101 post-its die je nadien niet meer kunt terugvinden. Alles uit je hoofd halen, geeft rust en overzicht en je zult bovendien niets over het hoofd zien of vergeten.

 

Organiseer jezelf, je spullen, je papierwerk, je digitale leven.

 

Gedaan met tijd te verliezen met het zoeken naar je spullen en documenten: geef al je spullen een vaste plaats én breng ze na gebruik terug naar die plaats. Zet een eenvoudig en transparant (archief)systeem op, een systeem voor het verwerken van de post, je facturen en je administratie zodat je er zo weinig mogelijk tijd aan moet besteden.

 

En anno 2014 creëer je uiteraard ook overzicht in je 'digitale huis': je digitale files en mappen, je smartphone, je mailbox...

 

Stop met multitasken en durf jezelf te 'ontkoppelen'.

 

Je op één ding per keer focussen en concentreren, is essentieel om taken écht te kunnen afwerken en niet langer in cirkels te draaien. Multitasken leidt tot niets, want op verschillende sporen tegelijk bezig zijn, kan ons denkend brein niet aan (in 'Reyers Laat' heeft neuropsychiater Theo Compernolle het over de onzin van multitasken: een must-see).

 

Reserveer elke dag minstens één tijdblok waarin je aan één stuk kunt doorwerken (en taken ook echt kunt àfwerken). Groepeer je taken zoals het verwerken van je e-mails, telefoneren, junktaken... Schakel op die momenten alle stoorzenders zoals smartphone, mailbox en Facebook uit - niet eenvoudig, maar dit is zonder twijfel je allergrootste winstpost!

 

Beloon jezelf.

 

Onderschat de kracht van een beloning niet. Ze stuwt je vooruit en helpt je om je nieuwe doelen gezwind en snel te bereiken. Beloon jezelf na elke verwezenlijking, na elk behaald doel én tussendoel.

 

 

Ziezo, ik begin alvast met mezelf te belonen, want ik heb het schrijven van deze blogpost niet uitgesteld, ik heb weer een to do volledig kunnen afwerken, en tijdens het schrijven, heb ik me volledig 'ontkoppeld' van mijn smartphone. En nu is het tijd voor een welverdiende pauze...

25.02.14

Haal je agenda uit de reanimatiekamer

 

Het puzzelen met taken en to do's, met dringende verzoeken en last minute-afspraken... daar kun je soms behoorlijk wat stress van krijgen. Een overvolle agenda up-to-date en flexibel houden, is een kunst, die je - gelukkig - kunt leren.

 

Met deze 4 slimme t!ps haal je je agenda uit de reanimatiekamer en maak je haar weer fit en gezond. Bovendien creëer je eindelijk rust in je hoofd en in je leven en werk.

 

TIP 1 - LEG DE ‘GROTE KEIEN’ EERST

 

Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet meer te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en die energie geven, zoals bijvoorbeeld een pauze of vakantie.

 

Leg dus eerst de ‘grote keien’ in je agenda, zoals je vakantie(dagen), tijd voor jezelf en je gezin, tijd voor persoonlijke ontwikkeling. Daar bouw je dan de ‘kleine keien’, met name alle andere afspraken en to do’s, rond.

 

Ga je andersom te werk, dan ligt je agenda vol met kleine keien en zul je nergens nog tijd vinden om te kunnen herbronnen, om je batterijen weer op te laden en dat zie je naar ik vermoed liever niet gebeuren.

 

TIP 2 - GEEF JE AGENDA ZUURSTOF

 

Geef je agenda elke dag een flinke portie ‘zuurstof’, dat is beter dan dat je haar (en vooral jezelf) moet ‘reanimeren’:

  • voorzie voldoende tijd tussen meetings of afspraken
  • plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in
  • plan je agenda niet (te) vol
  • hou rekening met verplaatstijd
  • plan elke week een tijdblok van minstens enkele uren in om achterstand in te halen of voor onverwachte taken…

 

TIP 3 - NOTEER ALLE GEGEVENS

 

Je kunt heel wat tijd winnen met het goed invullen van een agenda. Het lijkt de evidentie zelve, maar toch springen we daar meestal erg nonchalant mee om. Denk maar eens aan al die keren dat je vruchteloos hebt lopen zoeken naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen of naar de naam van de persoon met wie je afgesproken hebt.

 

Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp (of de reden) een plaats in je agenda. Vul alle gegevens meteen in als je een afspraak inplant.

 

TIP 4 - LEER JE TIJD JUIST INSCHATTEN

 

Lig je ook voortdurend in de knoop met het juist inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? En plan je om die reden meestal véél te weinig tijd in voor je taken, waardoor jij je nog maar eens door je agenda hebt laten ringeloren en je agenda op het eind van de dag meer op een slagveld lijkt dan op een strak opgesteld bataljon van taken en afspraken die elkaar in vlotte pas opvolgen. Frustratie is weer maar eens je deel.

 

Als het een geruststelling kan zijn: je bent niet de enige die met het juist inschatten van de tijd worstelt. Gelukkig kun je dit leren. Het vraagt wat tijd om het in de vingers te krijgen, maar die tijd win je nadien dubbel en dik terug.

 

Zo ga je te werk: voorzie een blad met drie kolommen en noteer gedurende een week - of langer - om het kwartier (in de eerste kolom) waar je mee bezig bent (in de tweede kolom). In de derde kolom noteer je de tijd die je voor het afwerken van de taak voorzien had. Zo krijg je zicht op de exacte duurtijd van je (terugkerende) taken én op je eigen inschatting van die tijd. Een echte eye-opener!

 

Tja, als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak!

 

 

Hoe houd jij je agenda gezond? Deel je tips met anderen door te reageren op deze blogpost.

 

 

(*) Het volledige artikel over effectief agendabeheer kun je lezen op de 'in de media-pagina' van mijn website plusorganizing.be.
____________________________________________________________________________________________________

Life en business coach - Professional organizer Sara Van Wesenbeeck - Foto Ellen Goegebuer2Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, conflictbemiddelaar, professional organizer, expert personal finance, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers, individuen en gezinnen bij het realiseren van een leven met minder stress, een groter budget en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog 'Sara's L!fesavers' vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans, een groter budget en slim tijdbeheer.

__________________________________________________________________________________________