27.06.15

Zo bereid je je mailbox voor op je vakantie

Bereid je mailbox voor op je vakantie - tips Sara Van Wesenbeeck

 

Vorige week gaf ik op mijn blog tips om zonder (werk)stress op vakantie te vertrekken. Met een goede voorbereiding kom je een heel eind en dat geldt ook voor je mailbox.

 

Om te voorkomen dat die op ontploffen staat bij je terugkeer uit vakantie en om na je vakantie je e-mails snel en efficiënt te kunnen verwerken, kun je ook je mailbox nu al op je vakantie voorbereiden:

 

  • Geef je mailbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.

 

  • Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.

 

  • Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.

 

  • Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met 'dringende' zaken.

 

  • Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.

 

  • Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen - dat kan door het instellen van 'regels'. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e- mails je eerst moet behandelen.

 

  • Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard vooraf gebriefd hebt over je contacten en projecten).

 

  • Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie 😉 ).

 

  • Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.

 

  • Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan je de eerste dag dat je weer op kantoor bent.

 

  • Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen na je terugkeer weer in. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken, voor en na je vakantie.

 

  • Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden ontvangen. Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.

 

  • Tot slot nog dit: hou nu al zeker de eerste dag na je vakantie vrij in je agenda om je e-mails door te nemen.

 

Hoe tem jij je mailbox als je met vakantie gaat? Laat het even weten door op deze blogpost te reageren.

 

 

PS: Heel binnenkort deel ik op mijn blog nuttige tips om je e-mails nà je vakantie snel en efficiënt te kunnen verwerken. Schrijf je hier in op mijn blog en ontvang gratis tips voor een leven met meer tijd en minder stress.

_______________________________________________________________________________

Life en business coach - Professional organizer Sara Van Wesenbeeck - Foto Ellen Goegebuer2Sara Van Wesenbeeck is personal coach, erkend bemiddelaar bij arbeidsconflicten, organizing expert, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers, individuen en gezinnen bij het realiseren van een leven met minder stress en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog 'Sara's L!fesavers' vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans en slim tijdbeheer.

_______________________________________________________________________________

(c) Foto: Shutterstock - IY28